IMPLEMENTACION DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EN EL PODER JUDICIAL DEL PERÚ

EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

El Expediente Electrónico en el Poder Judicial del Perú

Ante la existencia de una problematica  la cual  se ve reflejada en la saturación de los operadores de justicia (Fiscalías, Juzgados, Corte Suprema de Justicia, etc.)  ante  el incremento de expedientes judiciales en formato papel, los cuales constituyen un archivo insalubre, inseguro jurídicamente y en desarmonía con la naturaleza; además de provocar en el operador de justicia el colapso en sus funciones, impidiendo por consiguiente el análisis jurídico pertinente en busca de una decisión judicial justa.  

Es asi que no preguntamos. ¿Sería de gran ayuda un expediente electrónico?

El mecanismo tradicionalmente más empleado para ejecutar procedimientos administrativos en la órbita de los organismos públicos, es el Expediente. Históricamente, cada expediente consiste en un conjunto de documentos en papel, muchas veces voluminoso, que requiere un traslado lento de los mismos entre los funcionarios para que lo lean y actúen sobre él. El trasiego de los documentos en papel que forman el expediente, entre las personas, entre oficinas y entre diferentes organismos, resulta de una ejecución ineficiente, con una gran cantidad de riesgos asociados. Entre los principales destacan el extravío, la pérdida de confidencialidad, la sustracción de fojas, el deterioro de los papeles, el acceso no autorizado a los documentos.

Por estos motivos, hace algunos años que muchas organizaciones han comenzado a implantar el expediente electrónico, de modo que manteniendo el espíritu y objeto de estos tipos de documentos, los mismos sean tramitados de forma electrónica en lugar de en papel.

¿Qué es el expediente electrónico?

Un expediente es un documento completo que reúne la suma de todos aquellos documentos que requiere la gestión solicitada por una persona física o legal. Es un conjunto de datos registrados en un soporte durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o una evidencia de esa actividad. Si el registro de los datos y los documentos que conforman al expediente están en soporte digital, estamos frente a un expediente electrónico. Un expediente electrónico es un caso particular de un Trámite Electrónico, al que se agregan características específicas necesarias para cumplir con la normativa legal vigente. En este contexto, el atento lector podrá identificar una gran cantidad de similitudes entre ambos.

A continuación tenemos la descripción de sus características: 

Rapidez: Facilita el pasaje de los expedientes entre quienes deben trabajar sobre ellos , que pueden estar ubicadas en lugares distantes; el trámite se vuelve más rápido y económico, y la gestión más eficiente. Evita el extravío de expedientes en papel, lo que usualmente genera grandes retrasos. La búsqueda y recuperación de los expedientes deja de ser un problema.

Descentralización: El soporte electrónico permite que los expedientes sean iniciados desde distintas ubicaciones geográficas, sin estar limitados por restricciones horarias (de atención al público, horarios laborales o husos horarios). Permite la interacción y el trabajo sin requerir de la presencia física de los usuarios. De este modo se favorece la descentralización y se acerca el trámite al usuario.

Validez legal: El expediente electrónico se regula por un marco legal que legitima y legaliza los procesos documentales electrónicos. Cada actuación en el expediente que esté firmada electrónicamente, reviste el mismo valor legal y documental que en el soporte papel.

Del papel al digital: El expediente electrónico funciona con documentos electrónicos capaces de circular entre personas, pudiendo ser modificados según protocolos de autorización previamente estipulados y firmados electrónicamente. Así es posible pasar del uso del papel como soporte documental hacia el soporte digital, sin perder garantías de calidad y validez, ni opciones en la diversidad de trámites disponibles

Rápida localización y fácil almacenamiento. El expediente electrónico puede ser localizado rápidamente en bases de datos indexadas. Su inmaterialidad permite que puedan ser almacenados sin necesidad de grandes espacios físicos. La tecnología permite que los documentos de diversos tipos de expedientes se almacenen en un repositorio único organizado y centralizado.

Heterogeneidad documental: Los usuarios y funcionarios pueden incorporar al expediente diferentes tipos de documentos, tales como documentos de procesadores de texto, planillas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos, PDFs, fotos e imágenes, faxes, etc. Todos ellos podrán ser firmados electrónicamente, de forma de garantizar su validez.

Copias fieles: Los documentos pueden ser reproducidos tantas veces como sea necesario, y obtener cada vez copias fieles del original.

Seguro: El expediente electrónico es mucho más seguro que el que emplea soporte papel. No es posible que se extravíen páginas o se las elimine sin que haya registro sobre quién y cuándo sucedió. No existe deterioro de los documentos electrónicos. Los mecanismos de firma electrónica descritos a continuación garantizan que el trámite electrónico sea aún más seguro que uno en papel.

Firma electrónica: En los expedientes electrónicos se suele emplear la firma electrónica en procura de que: Quien firma una actuación en alguna etapa del expediente, sea quien dice ser. Todo aquello que sea firmado sea cifrado hasta que llega a su destinatario, no pudiendo accederse a su contenido por personas no autorizadas. 

Ventajas:

-    Anula la posibilidad del extravío o hurto del expediente papel y el posterior engorroso trámite de reconstitución.

-    Permite la generación e incorporación de escritos judiciales.  

-    Se elimina la posibilidad de que el expediente electrónico sea víctima de agentes externos, como el agua (filtraciones, inundaciones) y el fuego       (incendio). 

-    Permite la comunicación digital.

-    En armonía con la naturaleza, se evitaría el uso masivo del papel en los trámites judiciales, y con ello menos árboles serían derribados para la      producción del insumo.

-    Como un gran avance, se eliminaría la adulteración de expedientes, en razón de la existencia ÚNICA en soporte informático, disponible en      forma permanente a las partes.

-    El funcionario judicial tiene menos tensión y más concentración en la producción laboral diaria en las causas. 

-    La celeridad en la administración de justicia se ve beneficiada con la implementación válida de la NOTIFICACIÓN ELECTRONICA a las partes. 

-    La FIRMA DIGITAL tiene pleno valor; con el consiguiente ahorro de papel y tiempo utilizados en la realización de trámites que obligan      actualmente a las partes a firmar con puño y letra.

-    El proceso judicial se optimiza y se ahorrar tiempo vital para las partes, dado que las actuaciones son más rápidas y efectivas. 

-    El expediente judicial electrónico brinda a las partes la posibilidad de realizar un seguimiento online permanente de sus presentaciones y      resoluciones.

El Expediente Judicial Electrónico en Paraguay  

Tasas pagadas a través de los bancos o bocas de cobranzas y el ingreso de los juicios vía internet, son adelantos implementados por la Corte Suprema de Justicia, con miras a llegar al expediente judicial electrónico. Esto, para acabar con la morosidad y darle transparencia, eficacia y seguridad, según anuncian. Desde octubre del año pasado, los abogados y escribanos realizan las liquidaciones de sus juicios o escrituras, a través de internet. Los pagos se  hacen directamente por el mismo método, o se puede imprimir y pagar en cualquier boca de cobranza habilitada.

Solo el año pasado, el Poder Judicial tuvo un récord de recaudación por medio de este sistema.

MESA DE ENTRADA: Posteriormente, desde el 26 de noviembre pasado, los abogados pueden ingresar vía internet, sus juicios a través de la mesa de entrada electrónica. Desde ese día, los juicios a ser ingresados en el Palacio de Justicia de Asunción, en los fueros Civil y Comercial, Laboral a más de Niñez y Adolescencia, se hacen por internet. Es decir, ya no hay que acudir a la Mesa de Entrada en el Palacio de Justicia, sino que se puede sortear un juez y completar todos los datos del juicio en la oficina o en la casa, a través de internet.

Luego, solo hay que llevar el expediente al juzgado que fue sorteado, para el ingreso físico de la causa. Esto aceleró también los procesos, ya que se evitan largas filas, y se agilizan los trámites. 

EXPEDIENTES: Ahora, el paso siguiente es la implementación del expediente totalmente electrónico, como se tiene en algunos países; el más cercano es el Brasil. Con la mesa de entrada electrónica, ya se tiene en el formato PDF los escritos de las demandas promovidas por los abogados. Con ello, se puede ver a través del sistema electrónico lo que presenta el abogado. Asimismo, a través del Sistema de Gestión Jurisdiccional–JUDISOFT, se pueden ver las actuaciones del juzgado, tales como providencias, actas de declaraciones, autos interlocutorios y hasta sentencias.

En el Paraguay, dentro de poco tiempo podría utilizarse este método. En su sesión del 3 de julio del 2012, ya la Corte había aprobado una primera fase de implementar el expediente judicial electrónico en algunos juzgados. Ahora, ya avanzó a pasos agigantados para tener este sistema de trámite judicial.

El Expediente Judicial Electrónico en Brasil

El magistrado es el encargado de implementar el sistema en su Región Federal. Dice que desde enero de este año, no existen procesos en papel. Se aplica a todas las actuaciones. El abogado no necesita ir al tribunal, salvo en las audiencias. 

¿En qué consiste el expediente electrónico? Los procesos judiciales, en Brasil y acá también, son una secuencia de pedidos del interesado, a través de sus abogados, hasta que haya una decisión del juez. Lo que hacemos es que en vez de tramitar este expediente en papel, lo tramitamos vía electrónica, por internet. Entonces, el pedido del abogado lo hace desde su oficina. Prepara la demanda con la firma digital, digitaliza los documentos para las pruebas y envía todo electrónicamente. No existe burocracia, el protocolo es el envío del abogado para el sistema, y lo que éste concluye con su petición, ya está en la computadora del magistrado, quien ya puede examinar y tomar las providencias que corresponden. El abogado de la otra parte, también provoca las contrapruebas, las contestaciones, todas a través del sistema. O sea, el proceso se tramita a través del sistema digital.

En el Brasil, la jurisdicción es diferente. Hay una justicia que opera en lo laboral, para nosotros se llama Justicia del Trabajo. Hay una justicia Federal que tiene causas que interesen a la federación, cuando el Poder Público federal es parte en el proceso, hay intereses públicos federales, litigios entre los estados, las provincias, en esas causas, no interesa la materia. 

En cuanto a las jurisdicciones estas se está implementando en todo, con grados de evolución diferentes, porque no es el mismo sistema en todos. La Justicia Federal está dividida en cinco regiones. Una en San Pablo, la mayor del país. Otra en Brasilia, para el centro del país, hay para el nordeste, otra para Río de Janeiro. 

Las ventajas :

-  Con la implementación del sistema, se redujo el 70% el tiempo de duración de los procesos. ¿Por qué? Ese es el problema, la duración del proceso. El 70% de tiempo se gasta con actos burocráticos, con sellos, foliar, notificar, búsqueda de expedientes para que lleve al abogado, el tiempo en el que este ve el expediente, entre otras cosas.

-  En cuanto a el tiempo,  tiene condiciones de durar cinco veces menos. Y hay casos, en que la Justicia Federal llegó a terminar en dos meses. Hay procesos especiales, que duran una hora y algo. Depende de los casos. En todo el Brasil, tenemos unos 75 millones de procesos, por lo que estos juicios se van acabando y hay que guardarlos. El costo para guardar ese papel viejo es enorme.

A manera de conclusión  cabe destacar que el Poder Judicial cuenta actualmente con algunos servicios y herramientas tecnológicas para ofrecer información y servicios a las personas, tanto a profesionales abogados o escribanos, como a usuarios en general, sobre temas como tasas judiciales etc.

Sin embargo, son muchos los desafíos que todavía debe enfrentar para la implementación de la tecnología en esta relación del Poder Judicial y el Interesado, para brindar un mejor servicio, ya que es un reclamo de la sociedad jurídica, según opiniones de los mismos,  entre profesionales abogados, estudiantes y usuarios, la mayoría cuenta con computadora y la conectividad a Internet. Dando paso a una mayor rapidez, trasparencia e igualdad en la tramitación de causas.